仕事の仕組み化って最高だよね!でも、どうやってするの??

最近は反響もあり、ブログの更新も楽しくなってきました。ありがとうございます。

ブログの更新なんかもそうですが、作業を仕組み化するのはとても大事です。
今回は仕事を仕組み化する方法についてまとめてみたいと思います。

そもそも仕組み化ってなんなの?

この仕事、仕組み化が出来れば、最高だよね!」ってほとんどの人が思うことです。

でも、そもそも仕組み化ってどういう状態なのか定義を持っている人は意外と少ないです。

仕組み仕事術」の著者の泉正人さんによれば、仕組み化とは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のことだそうです。

こうような状態を作り上げることが仕組み化です。

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何を仕組み化するのか?

むやみに全てを仕組み化する事が良いという訳ではありません。

仕組み化とは成果を出すための手段です。仕組み化する事自体が目的になってしまっては、本末転倒になります。

仕組み化は、頭を使わずに済ます事ができる「作業系の仕事」に限定しましょう。
結果として出来た時間を頭を使う「考える系の仕事」に割くことができるようになります。

 

どうやって仕組み化するのか?

まずは、目標を決める

仕組み化はまず目標を決めるところから始まります。

目標を決めた後は、

1.目標を達成するために何をすればいいか書き出す
2.書き出したものをグループに分ける
3.それに優先順位や工程に従った順番をつける

という流れで仕組み化していきます。

仕事の内容と手順をチェックシート化する

仕組み化を円滑に行うためには、チェックシートはとても大事です。

使えるチェックシートをつくる4つの方法は、

1. 「やること」と「詳細」欄を分ける
2. できるだけ細かい手順に落とし込む
3. 判断を求める項目をつくらない
4. 他人が使っても同じ成果が出るようにつくる

です。

作業を達成する事で喜びや達成感が得られるようにする

継続して作業を行うためには、作業自体にモチベーションがあがる仕掛けがある必要があります。

例えば、作業を達成したら報酬が得られるようにするなどすることによって継続して作業を続けられるようになります。

この辺りのモチベーションの維持に関しては「ゲーミフィケーションの仕掛け」を導入するというのも良いと思います。

ゲーミフィケーションとは、

ゲームデザイン手法や仕組みを用いて問題の解決やユーザー契約などを獲得すること。例えば、既存のシステムやサービスへの、順位・可視化・ポイント・カード・バッジ・ミッション・レベルシステムの採用など。さらにゲームの要素を盛り込むことによって楽しみながら意図せずそれらと関わっていってもらうことが目的で行われる場合もある。参照:wikipedia

です。

要するに、ゲームの要素を仕組み化に入れる事によって作業自体が楽しくモチベーションがあがるものになれば、継続できる可能性が高まります。

 

常に評価と改善を行う

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仕組み化は一度行うと、それで終わりという訳ではありません。

状況の変化によって変更しなければいけない場合があったり、さらに良い仕組みを作り出す事ができる場合もあります。

なので、定期的に仕組み化した後も状況を確認して常に改善をすることが大事です。

まずは、今現在、自分が行っている仕事で仕組み化によって楽になる作業はないか考えてみる事から始めてみると良いかも知れないですね。

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